Un Mapeo es una de las herramientas de análisis para la mejora de los procesos, que utilizada de forma correcta deberá proveer una identificación clara de una serie de mejoras en los flujos, tiempos, acuerdos, responsabilidades, etc...
Los Japoneses como muchos otros países desarrollados utilizan estas herramientas de forma constante en el día a día para lograr ser más competitivos.
En esta ocasión nos centraremos en un tipo de mapeo llamado VSM (Value Stream Mapping), aplicable para procesos productivos, de manufactura y servicios.
Esta herramienta provee de un análisis muy completo, que involucra el flujo de la INFORMACIÓN y el flujo de los PROCESOS sobre una familia de productos específica, así como de un análisis cuantitativo en cada proceso para comparar entre si e identificar posibles cuellos de botella durante el flujo.
Es una herramienta totalmente visual que junto con una serie de símbolos ayudarán a identificar los desperdicios más comunes de la empresa: Inventario, Espera, Movimiento, Transporte, Sobreproceso, Sobreproducción y Defectos.
Es importante que esta herramienta se desarrolle con un grupo interdisciplinario de diferentes áreas, con gente experta en cada uno de sus procesos, gente capaz de tomar decisiones y que sea líder.
La Capacitación es vital para entender la funcionalidad de la herramienta, para aprender a analizar y proponer mejoras, por ello se recomienda ampliamente que se lleve a través de personal experto en el manejo de la herramienta, que les ayudará a aclarar las dudas y a implementarla correctamente.
Una vez comprendida la herramienta, lo más importante es implementarla, llevarla a cabo a un nivel general de la empresa, esto es, desde que inicia el proceso hasta su fin.
Se identifican flujos y tipos de la comunicación en la parte superior y la secuencia de los procesos en la parte inferior.
Poco a poco se va creando el proceso donde cada integrante podrá ver lo importante que es su participación en el proceso y como afecta o ayuda en todo el proceso general.
Las empresas que optan por este tipo de mecanismos, aportan a su personal de herramientas de cambio que les ayudará a tomas decisiones integrales.
El VSM es una herramienta que se lleva a cabo en dos fases: VSMa (ACTUAL) y VSMf (FUTURO).
El VSMa, ayuda para identificar como estamos trabajando actualmente, cuantos problemas de comunicación tenemos o que tan eficiente es. Es el momento en que todo el equipo se ve lo complicado que se ha hecho el proceso, que tan burocrático puede ser seguramente nos daremos cuenta que no hemos tomado las mejores decisiones y que para proporcionar un mejor servicio o reducir los costos internos será necesario cambiar nuestro estado actual. Es el AS IS de nuestro proceso.
Una vez logrado el VSMa, se procede a realizar el VSMf, donde se iniciarán las propuestas de cambio y mejoras del proceso al utilizar el enfoque Lean Manufacturing. Proceso por proceso se analiza y se van colocando sus cambios requeridos (Morado parte inferior)
El mismo equipo de trabajo es guiado para poder lograr cambios lean y flujos de comunicación y de proceso más eficientes. De forma tal que sale un listado de mejoras propuestas relacionadas entre todos los procesos, analizadas no por una persona sino por todo un equipo que ve y saborea el beneficio que recibirán al concretar los cambios.
Este es el Plan Master del Cambio, que se llevará a cabo a través de diferentes equipos de trabajo a lo largo de 1 - 2 años de acuerdo a la complejidad de las propuestas.
Toda la empresa estará inmersa en un fin integral, en otras palabras, estarán remando hacia la misma dirección.
Un VSM no solo es un Mapeo convencional, es una guía integral de cambio de una empresa, no de una persona, sino de un equipo de trabajo comprometido y confiable que logrará cambios radicales y permanentes.
Es por ello que LEAN MANUFACTURING es tan poderoso, NO ES una herramienta, LEAN es una filosofía que utiliza diferentes herramientas que transformarán una empresa y las vidas de todo el personal.
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